Что делать, если в первичный документ закралась ошибка?

Если вдруг вы обнаружили, что в вашем первичном документе, который уже был принят к бухгалтерскому учету, есть ошибка в цифрах или других данных, его ни в коем случае нельзя менять на другой документ. 

Согласно письму Министерства Финансов РФ от 23 октября 2017 года, в ошибочный первичный документ разрешается только вносить изменения, но не заменять сам документ.

Бухгалтеры при составлении «первички» руководствуются следующим основным документом: ФЗ-402 от 06 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете». В частности, в тексте этого закона сказано, что при необходимости в первичный документ учета могут быть внесены исправления.

Но при этом каждое исправление обязано содержать следующие пункты:

• дата исправления;
• ФИО ответственных за документ, в который необходимо внести исправления.

Но ФЗ-402 не предусматривает замену документа. Это связано с тем, что, когда начисляются расходы (к примеру, налог на прибыль), они обычно привязываются к конкретной дате и признаются именно в том отчетном периоде, к которому они относятся. Дата фактической оплаты этих расходов обычно не имеет значения.

Например, для прочих расходов может быть следующая дата осуществления:

• дата расчетов согласно условиям договора;
• дата, когда были предъявлены документы, которые подтверждают оплату;
• дата окончания отчетного периода.

Именно поэтому важно понимать, в какой день были предоставлены те или иные документы.

То есть, другими словами, если вы хотите добавить в базу по налогу на прибыль иные расходы, это придется сделать в том периоде, к которому относится дата на предъявленном документе, которым подтверждают оплату, а не дата поступления денежных средств в организацию.

Для того, чтобы облегчить процесс документооборота в вашей компании, используйте СБИС Электронный документооборот. Работайте с документами быстро, удобно и выгодно!

Во многих компаниях уже введен Электронный документооборот. С помощью высоких технологий экономится не только время сотрудников, но и расходы на печать, а также курьерские службы.

При ведении электронного документооборота, тем не менее, важно обращать внимание на правила работы с данным видом документооборота. К примеру, счет-фактура считается выставленным, если продавцу пришло подтверждение даты отправки от оператора ЭДО. Датой выставления при этом считается тот день, который указан в подтверждении.

Кроме этого, счет-фактура считается полученным, если у покупателя есть:

• подтверждение даты получения счета-фактуры от оператора ЭДО;
• подтверждение даты отправки продавцу извещения о получении.

В статье 169 Налогового кодекса Российской Федерации имеется информация, что электронные счета-фактуры подписываются только одной подписью — руководителя или уполномоченного лица.

Внедрение электронного документооборота в компании позволит легко подписывать документы из любой точки земного шара, а также экономить ресурсы компании.

Обращайтесь за бесплатной консультацией по электронному документообороту к нашим специалистам!